发布时间: 2017-06-23
摘要：重庆展览公司是集策划、设计、制作和服务于一体的综合性会展公司，服务内容涉及会议论坛、文化交流、节庆活动、庆典仪式、展览展示、广告制作、标识标牌、设备租赁、演出服务等。
给展览会开一个好头，等于为成功办展打下了良好的基础，所以注重开幕式礼仪也就显得格外重要。同样的，展览会结束，并不表示就那么结束了，还要注意四点。下面由重庆展览公司来介绍一下开幕式礼仪及展会结束后的注意事项：
展会开场注意事项
1.举办活动应及早筹划与确定。邀请国外、境外人士前来参加活动，至少于半年前发出邀请，并寄送相关说明资料。
2.由多个机构共同举办的活动，要事先明确各自职责分工，避免多头指挥、多头对外，让嘉宾无所适从。
3.确定开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素，开幕式尽量按原定时间举行，避免时间过长。
4.开幕式主持人应以适当方式说明自己的身份(请礼仪小姐担任主持人除外)。
5.开幕式宣布的出席活动的领导人名不宜过多。在介绍“出席××活动的领导、贵宾”中，不应包括主办单位的领导人，应是外宾、外单位领导人。一般情况下各主办单位领导应排在宾客后面(主办单位领导是国家领导人的则应先报);如有外国驻华大使参加的，其位置则应提前(因其是外国元首的代表)。
6.开幕式剪彩活动能免则免，确需安排剪彩活动的，剪彩人不宜多。为节约起见，应以彩带代替绸带。
7.在开场称呼中，可按国际惯例称“女士们、先生们”，或“贵宾们、女士们、先生们”，后面不必再加“朋友们、同志们”。
8.讲话中“欢迎”“感谢”之类的句子要尽量归纳，以节省鼓掌时间。使用现场翻译时，应尽量控制场面，使讲话人与译员相配合，不要在中文讲完时中方人士立即鼓掌，应在翻译完后中外双方共同鼓掌，以示对外宾的尊重。
9.考虑到翻译上的困难，讲话中避免使用国内工作中常用的缩略语或惯用语或引用古诗、谚语。
10.对外讲话中(含文件、资料)，宜用“我国”、“中国政府”等。
11.介绍地方或企业情况时，要突出重点，语言简练，一忌长篇大论，由古至今，人文地理，面面俱到;二忌数字堆砌(如有必要，可提供文字资料)。
12.展览开幕式不同于报告会，主办者或领导人不宜长篇发言。要尽量简明具体，不必多说客套话。
13.重要活动中，要适时提醒出席者关掉手机、寻呼机，或将其调至静音状态。
14.严格按展览规定的时间参展和撤展，不迟到，不早退。
15.展出时，接待观众要热情、主动、耐心，不要在馆内扎堆聊天或摊位间相互乱串，出现摊位无人照管现象。展馆和展位应保持清洁，注意防火、防盗。
展会结束注意事项
一、注意分类客户
A类客户：现场签合同的采购商
如果客户直接在展会摊位上就和您签订了合同，那么您在展会进行中就应该注意与客户保持联系，及时将合同发给客户确认并提醒客户汇款。
不过，这些在现场与您签下合同的采购商不一定会最终给您下订单。现在这种现象已经很普遍，有的客户和您签过合同了，但之后几天他在展会现场找到了更合适的供应商，往往会把订单下给他们。或者采购商回国后，发现市场发生了变化，也会取消订单。对于采购商来说，其实合同完全没有约束力，只相当于P/I，只是一种形式。所以对于此类客户，一定要小心沟通，可以用邀请客户到工厂参观的方式尽量留住他们。
B类客户：非常有意向的采购商
客户在摊位前与您进行了详细的交流了解，明确表明了他对哪些产品感兴趣，并询问了具体产品的特性、价格条款，等等。
当天展会结束后，这些客户也需要第一时间优先处理，将客户在展会现场询问的所有资料以及所涉及的问题仔细回复给客户，同时也应该及时和工厂落实打样问题(一般这类客户都有打样要求)，告知采购商样品进展情况，何时能寄出。让采购商感受到贵司处理问题的效率。
对于这些客户，也常常会遇到样品寄出后就没了下文的情况，最常见的原因便是他们在收到所有样品(包括其他供应商的样品)后没有选择贵司的产品，或者采购商发现市场有了变化。那也不要放弃，将此采购商信息保存起来，经常保持联系，可以在节假日的时候发送卡片，有新产品的时候及时推荐，以后仍然可能有合作的机会。
还有一部分客户，在展会上虽然没有下单或者与贵司详谈，但是也留下了自己的联系方式，对贵司的产品表现出简单的兴趣。对于这类客户，您需要在展会结束后进一步跟进。
C类客户：交换名片，索取资料，表明简单兴趣的采购商
对于这类客户，展会结束后，您可以发邮件对其表示感谢，按照客户的要求尽可能将详细的产品资料发给客户，并表明希望有机会合作的想法。
D类客户：随便看看，随便问问的采购商
在展会摊位前，客户只是随便看看问问，这类客户您要主动索要名片，因为这类客户里面有可能是来打探行情的，所以这时就需要根据他们的名片来联系了，如果客户的名片上有网址，可以浏览一下对方的网站，了解对方经营何种产品，再按照不同情况发送对应的产品资料，说不定贵司此次没有带去参展的产品正是他们的主营产品。
二、注意发送邮件
一般来说，展会上获得的潜在客户质量最高，因为客户对你的产品已经有所了解，购买意愿也比较强，应当重点开发。而与普通的开发信不同，展会后的开发信是在掌握了客户一定资料与意向后，更具有针对性，因此不用那么繁琐，但因为更有针对性，所以也有着更高的要求，更注重技巧。
开发信在坚持以上原则之外，在内容上切忌拖泥带水，不要试图让开发信承担太多的功能，不要期待一下子就能完成所有的任务。
展后的开发信一定要坚持以下几个原则：
简洁。内容一定要简洁，尽量控制在三段以内;
简单。用你能用的简单的单词，让每个即使是非英语国家的客人都不会产生歧义;
准确。内容要到位，不说任何无用的话，说话切中要点，切勿漫无边际;
直奔主题，先简单介绍下自己和公司，要简单明了;写上和客户见面的时间以及感兴趣的产品。特别要标注出客户在展会上选的东西，而且主动提供详细资料和报价，包含详细参数尺寸包装材料;做一个精美的产品目录，产品多的话可以分类做产品目录。整理图片，把每类产品的bestseller另外归档。做好后转换成PDF格式，压缩体积;把客人的名片和你的名片放在一起拍照附在邮件上加深客人的印象。
展会结束后最常见的难题就是给客户发邮件后没了下文，对于这种情况，最好的沟通方法就是电话了，你应该按照客户分类将客户资料整理成文档，并及时备注每个客户的追踪情况，通过电话的形式了解采购商情况，制定相应解决措施。当然对某些情况不紧急的客户，请耐心等待一下，隔几天再发邮件跟进。
三、注意邮寄样品
展会后和客户寄送样品，和平常给客户寄送样品是有很大的不同的。
首先就是展会具有时效性、现实性以及片面性。展会期间客户看中了你的样品，觉得你这个产品对他们市场很有吸引力，这个想法很大部分是客户看到你们的样品之后被实物激发出来的，然后给你要样品，有一定的时效性，或许等他回去之后或者去了别的展位，就忘记了你的产品需求;
第二现实性，就是客户在你众多的展品中唯独选了1-2个产品要求样品，这表明在他们市场上，被选中的商品是有市场的，这个信息很重要，对开拓相同市场上的其他客户有很大的参考性;
第三片面性，其实也是根据客户自身的定位来的。或许你们在设计参展商品的时候，想到的是畅销市场的喜好，对于偏门市场因素的考虑不是特别多，这也导致客户在选择你们产品的时候有一定的片面性。因此在展会期间或者展会后短时间内，寄送样品的时候要考虑到以上因素。
同时也需要注意：
1. 产品册、名片、产品标签、技术说明书等最好是一步到位的寄给客户。
在寄送样品的时候，最好多提供一些产品册。因为一般来说中大型的采购公司会有很多领导小组，多寄送产品册可以达到人手一份。
2. 包装方式一定要讲究。安全性第一，美观第二。
3. 展会中确认客户回国的时间，然后在客户正式上班的前2~3天寄送，这样可以最大限度的保证客户在刚上班的时候收到你的样品。
4. 在展会期间，最好是把客户和客户感兴趣的样品一起合影，然后有条件的话，可以把照片一起发过去。同时在邮件里面也发送，加深客户印象。
四、注意评估展会效果
在评估参展目标时，一要评估原定参展目标是否取得了预期效果;二要回头评估参展目标是否适合参展企业的经营方针和市场策略;具体可细分成以下几项子项目。
1. 成交情况统计
参加贸易型展会一般都有成交目标，展后要分类统计成交金额、成交笔数、实际成交额、意向成交额、预计后续成交额等。将成交实绩与参展目标对比，可以总结分析参展经验得失，但就此一项指标来评价参展效果是不准确、不全面的。
实际上即便从成交角度分析，展中成交也只是展会成果的一部分，有些成交是不参展也能达成的，还有更多合同要在展后很长时间才能签约，因而划分统计客观上比较困难。
2.接待客商统计
结识客商也是参展目标的重要组成部分，要分类统计展会观众数量，包括一般观众数量、现实客户数量、潜在客户数量;还应该在分析观众是否有订货决定权、建议权、影响力等情况基础上，将客户细分成极具价值、很有价值、一般价值、无价值四类。
其实，统计此次展会客商接待数，并与前次展会接待数相比，从中分析原因，再进一步分析展会效果(指结识客商)和其它促销效果的优劣，要比细化量化每个客户接待成本来得更有意义。
3.市场调研统计
把在展会期间搜集、了解到的各类信息集中起来，分类登记，经筛选分析，确定各种信息的重要程度，在此基础上评估效果、检验目标。参展商不是专业市场调研公司，不一定非要搞一个像模像样的调研报告，很多前瞻性的分析预测可能在实践中并不实用。
评估市场调研效果主要看两个关键点，第一是对目标市场的了解，当地政策法令、经济发展现状、外贸进口税率、分销渠道、终端设置等都是研究打开目标市场的极好信息;第二是对竞争对手的了解，外贸企业深入分析同行企业经营模式，有助于找到一条适合自己的出路。
阅读原文：展会开场与结束需注意事项
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